Betriebsanalyse Haus am Bach

Ausgangslage

Für das gemeindeeigene Alters- und Pflegeheim «Haus am Bach» stand die Neubesetzung der Heimleitung an. Da es sich um ein kleineres Haus mit 38 Betten und enger Gemeindeanbindung handelt, wollte die Gemeinde die aktuelle Führungs- und Organisationsstruktur und die Kernprozesse im Bereich Pflege vor der Neubesetzung analysieren. Gleichzeitig sollte die Stellenplanung im Bereich Pflege und Betreuung überprüft und optimiert werden. Die Analyse musste schnell erfolgen.

Inhalt und Prozess der Beratung

Innerhalb von vier Monaten wurde eine pragmatische Betriebsanalyse durchgeführt, bei welcher zunächst die Ergebnisparameter gemeinsam mit dem Gemeindepräsidenten definiert wurden. Danach wurde mit zwei Bereichsleitungen, welche die Aufgaben des früheren Heimleiters interimistisch übernahmen, eine Erstanalyse vor Ort durchgeführt.

Die darauffolgende umfassende Sichtung von betrieblichen Unterlagen, insbesondere Qualitätsrichtlinien, Prozessbeschreibungen, Stellenbeschreibungen und Organisationshilfsmitteln, führte zu einer ersten Beurteilung von Organisationsstruktur und möglichen Optimierungsvarianten. Nach einem Zwischengespräch mit dem Auftraggeber und den Bereichsleitungen wurden diese Erstbeurteilungen mit teilnehmenden Beobachtungen durch Fachspezialist*innen vor Ort in den Bereichen Pflege und Betreuung, Hauswirtschaft und Gastronomie vertieft. Dabei konnten die jeweiligen Kadermitarbeitenden aktiv mitarbeiten und so die Aussagekraft der Analyse verstärken.

Parallel wurden das gesamte QM, die bisherigen Stellenbeschreibungen und das bisherige Organigramm in Bezug auf Optimierungen geprüft.

Die Reorganisation der Führungsebene (Heimleitung und Bereichsleitungen) und der Zusammenarbeitsmechanismen mit der Gemeindeverwaltung wurde in verschiedenen Modellvarianten dargestellt. Dabei mussten die Bedürfnisse eines kleinen Heimes als Gemeindebetrieb besonders berücksichtigt werden, da in der Heimleitung nicht nur Geschäftsführungs-, sondern auch Fachführungsfunktionen eines Bereiches zusammengefasst werden sollten.

Nach erneuter Reflexion mit Gemeindepräsident, Sozialvorsteherin und Bereichsleitungen wurde der abschliessende Bericht erstellt, welcher dem Gemeinderat verschiedene Optionen der künftigen Führungsorganisation aufzeigte und das – bereits früher von der vitalba gmbh entwickelte – Stellenberechnungstool Pflege durch wichtige Funktionalitäten ergänzte. Besondere Bedeutung hatte dabei der zu berücksichtigende Stellenumfang für die Pflegedienstleitung, die Bewertung von Ausbildungsplätzen sowie der erhöhte Stellenbedarf bei Personen mit herausforderndem Verhalten.

Die Auswirkungen einer neuen Führungsstruktur auf die Stellenbeschreibungen wurden in Entwürfen dargestellt, die für die Personalsuche der neuen Heimleitung eingesetzt wurden.

vitalba durfte sich danach an der Auswahl der neuen Heimleitung beteiligen. Nach der Definition des gewählten Führungsmodells und dem Abschluss der Rekrutierung wurden in einer Abschlusssitzung mit allen Beteiligten letzte Umsetzungsfragen geklärt und der Prozess als Ganzes wurde ausgewertet.

Leistungen

• Schlussbericht mit Empfehlungen zur Stellenneubesetzung Heimleitung sowie Auswirkungen auf die Ebene der Bereichsleitenden
• Qualitätsbeurteilung der Angebote und Leistungen
• Überarbeitung des Stellenbedarfstools Pflege und Betreuung
• Neues Organigramm und neue Stellenbeschreibungen